Village des Possibles de Rennes – Édition 2021

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Le Village des Possibles de Rennes est un évènement d’envergure organisé par Alternatiba Rennes.

Sur toute une après-midi, il propose des stands associatifs, des concerts, des conférences, des ateliers. En 2019, le Village a réuni près de 7000 personnes.

> Pour visionner le témoignage d’Élodie et Oumeima en entier, retrouvez l’enregistrement de la formation « Organisation et logistique d’un évènement » <

#1 L’organisation générale

> OUMEIMA (commission « programmation »)

• Cet évènement a pour objectif de fédérer le réseau associatif local et d’attirer des personnes moins sensibilisées aux enjeux de la transition.
• Côté organisation, le collectif organisateur réunit une quinzaine de personnes plutôt actives et une dizaine d’autres qui participent aux réunions mensuelles.
• Le Village en est à sa cinquième édition en préparation, aussi le collectif organisateur a de bons liens avec la mairie qui les aide pour l’organisation sur pleins de sujets : matériel, conseil Covid, etc… C’est notamment avec la mairie qu’a été choisi l’espace public sur lequel aura lieu l’évènement en 2021, choix motivé par le fait que cela soit plus ouvert et permette plus de passage.
• En terme de subventions, la mairie est encore une fois le meilleur interlocuteur :  c’est elle qui connait le mieux le territoire et qui peut réorienter vers d’autres interlocuteurs pertinents. Oumeima conseille de faire une demande la plus claire possible et qui colle le plus au budget nécessaire, pour faciliter les demandes des années suivantes. Pour le Village des Possibles, les demandes de subventions se font au nom d’Alternatiba et sont demandées seulement pour l’évènement Fête des Possibles. Pour des territoires plus ruraux, les communautés de communes sont de bonnes instances pour demander des subventions.
• Pour finir, à la question comment intéresser les habitants et les faire venir à votre évènement, Oumeima répond qu’il faut traiter des sujets variés et proposer des évènements dans des bars et avec de la nourriture, ça marche très bien.

#2 La gestion des bénévoles

> ÉLODIE (commission « animation des bénévoles »)

• Dans un premier temps, il faut déterminer les rôles qui vont être attribués aux bénévoles : montage et démontage du matériel, animation d’ateliers, accueil des participants sur l’évènement, photo reportage, etc.
• Ensuite, pour permettre aux bénévoles de mieux comprendre leur tâche, on peut rédiger des fiches de poste pour ces différents rôles.
• Pour le recrutement, la commission a choisi d’utiliser un formulaire, réalisé à l’aide de l’outil Framaform, qui est diffusé plusieurs mois à l’avance sur les réseaux sociaux, sur les flyers de communication, auprès des associations du territoire.
• A l’approche de l’évènement, ça peut être pertinent d’organiser une réunion pour les bénévoles sur au moins 2 créneaux pour que tout le monde puisse y assister. Ces réunions ont pour but de présenter l’évènement, d’expliquer les tâches relatives aux différents rôles et de permettre aux organisateurs et aux bénévoles de s’identifier avant le jour-j. Cela peut aussi être l’occasion d’affecter les bénévoles à une tâche et un créneau.
• Pour l’édition 2020 du Village des Possibles, il y a eu une soixantaine d’inscriptions pour une quarantaine de bénévoles au final.
• Pour le jour-j, Elodie conseille de donner des badges aux bénévoles et de s’en doter également en tant qu’organisateur, ça facilite grandement l’identification !
• Dernier conseil : ne pas négliger la gestion des bénévoles en se disant que ça n’est pas urgent, plus vous vous y mettrez tôt, mieux ce sera !